Hvordan styrer og håndterer det hollandske energiselskab Eneco udviklingen af en vindenergipark i Nordsøen, en energicentral i Europoort og et gaslagringsprojekt på den anden side af grænsen i Tyskland? Ved hjælp af et virtuelt projektkontor i Projectplace!

Eneco er blandt de tre største energiforsyningsvirksomheder i Holland. Henk de Pater fortæller, at Eneco og IPR udvikler megaprojektet i samarbejde med internationale partnere. Ud over de to ejere handler det om de fire store leverandører af energicentraler (Siemens, General Electric, Mitsubishi, Alston), en række ingeniørbureauer og andre partnere, som f.eks. advokatkontorer. ”Det her er et stort projekt med mange partnere, som alle sammen gerne vil beholde deres eget system. Derfor benytter vi Projectplace til at køre projektet. Alle doku-menter ligger på ét centralt sted på et websted, og alle, der er med i projektet, får adgang til de relevante mapper og data på webstedet.”

Henk de Pater kalder Projectplace det smarteste system, han kender. Paradoksalt nok nævner han det som en stor fordel, at man ikke kan gøre hvad som helst med det. Det er ”lean & mean” og derfor hurtigt at indføre og sætte sig ind i. Med en smule kendskab til computere og Microsoft Office kan du hurtigt komme i gang med softwaren.
Dette var også tilfældet ved oprettelsen af Enecogens virtuelle projektkontor. ”Det er supernemt at oprette: Eneco er systemadministratoren, som tildeler rettigheder. De forskellige grupper i projektet (kommercielle eller tekniske) får adgangsrettigheder til de dokumenter, der er relevante for dem, og bliver opdateret med nye dokumenter eller nye versioner af eksisterende dokumenter via e-mail.”

”Mange projektkontorer kommunikerer via mails, som er vedhæftet Worddokumenter, pdf-filer og Excelark. Overfyldte e-mail postkasser er ikke den eneste ulempe ved denne arbejdsform: Alle dokumenter er ”åbne” og dermed lette at foretage ændringer i. Endvidere er der med denne arbejdsmetode ikke nogen fast projekthistorik: Hvis et projektmedlem forlader projektet, og der bliver ryddet op i hans postkasse, er der hul i systemet. Med Projectplace kan man finde alle dokumenter på ét centralt sted, uden at man behøver lede ret længe. Vores partnere vil helst ikke give os eller andre virksomheder adgang til deres eget netværk, fordi det indebærer en risiko. De fleste af vores partnere er glade for Projectplace, først og fremmest fordi det er så enkelt.”

Hvorfor Projectplace?
”Projektstyringen kan ofte være en flaskehals,” siger Henk de Pater fra Eneco.
”Med Projectplace kan vi mærke, at vi har bedre styr på håndteringen af vores projekter.”

- Dokumentstyring for egne medarbejdere og gæster fra partnervirksomheder: versionshåndtering, status på dokumenter, sporing og låsning af dokumenter.
- Projektstyring med målsætninger og opgavepakker.
- Sagsfunktion: liste over arbejdsopgaver, som er uddelegeret til (grupper af) personer. Arbejdsopgaver bliver tidsregistreret. Der kan til enhver tid forespørges på status.
- Kartotek over alle medarbejdere på projektet, tilkoblet mailfunktion.
- Dagsordenfunktion, som foreslår data til møder.

Information

Land

Branche