Zurich Insurance har øget tempoet i deres udviklingsprojekter ved at benytte en højt ydende online service til projektsamarbejde med stor tilgængelighed. Zurich Insurance leder internationale projekter, der stiller maximale krav til sikkerhed og tilgængelighed – noget en webbaseret løsning kan tilfredsstille. Firmaet valgte Projectplace og det reducerede behov for rejser har resulteret i store besparelser.

Kort om kunden

Zurich Insurance er verdens næst største forsikringsselskab indenfor det generelle erhvervskundeområde. Firmaet har 200 medarbejdere, 700 kunder og seks kontorer alene i Norden. Dette tætte bånd til det lokale marked forbedrer forståelsen for de risici, som kunderne tager, og hvordan disse bliver håndteret.

Udviklingsafdelingen i Zurich Insurance i Stockholm er ansvarlig for at udvikle løsninger, der også kan anvendes på de øvrige markeder, som den globale koncern opererer på. Selv om der normalt er et fælles udgangspunkt for løsninger uanset marked, er der forskelle, der kræver lokal markedstilpasning, som udviklingsafdelingen skal tage hensyn til. Dette kræver tæt kommunikation mellem afdelingerne for forretningsudvikling i de enkelte lande, og den programansvarlige direktør, som er baseret i Schweiz.

Der er et effektivt samarbejde mellem afdelingerne for hhv. forretningsudvikling og udviklingsafdelingen i Sverige, men det er lige så vigtigt, at der er et effektivt samarbejde med de andre lande. Dette stiller store krav til kommunikationen og mulighederne for samarbejde. Gruppens delte intranet kan ikke opfylde disse krav af en række forskellige årsager. Dette skyldes til dels at intranettet er baseret på kravene fra koncernens hovedkontor, og herudover har størsteparten af de ansatte ikke redigeringsrettigheder. Med andre ord er intranettet ikke designet til at fremme samarbejde og understøtte projekter.

Brugen af en delt server giver også vanskeligheder for en finansiel serviceudbyder som Zurich Insurance. Mulighederne for adgang til ændringer når personale og konsulenter i de forskellige lande bliver ansat eller forlader selskabet indebærer en omfattende arbejdsproces. Zurich Insurance har derfor behov for en forenklet adgang og et værktøj, der hjælper projektdeltagerne i alle lande til at få adgang til delte dokumenter og andet materiale.

Krav til problemløsning

I mange tilfælde involverer udviklingsprojekter eksterne konsulenter, der har behov for adgang til de samme funktioner, og at kunne arbejde i de samme dokumenter og med den samme terminologi som resten af projektgruppen. Når dokumentet er blevet ændret, skal alle projektets medlemmer, både internt og eksternt, kunne få adgang til den nyeste version. Versionsstyring af dokumenter er derfor meget centralt. Muligheden for at få adgang til information og træffe beslutninger på forskellige stadier i processen hurtigt og nemt, er også afgørende.

I brancher som denne, er det ikke usædvanligt at finde flere personer, der arbejder i det samme dokument på samme tid. Dette stiller krav til værktøjets evne til at forvalte en konflikt, når f.eks. forskellige versioner af én og samme dokument gemmes. Fra tid til anden er der også et behov for at kunne vende tilbage til tidligere versioner.

Ud over en fælles projektplatform, har Zurich Insurance også brug for en løsning, der giver mulighed for realtime kommunikation. I forbindelse med telefon-og videokonferencer, har virksomheden behov for at kunne dele dokumenter således, at alle har adgang til de samme oplysninger. Kort sagt skal samarbejde af denne art gives enhver mulighed for at fungere gnidningsløst.
De forskellige teams for forretningsudvikling på de enkelte markeder bliver efterfølgende mere involverede, og begynde at føle en større følelse af engagement indenfor udvikling. Den finansielle krise fik Zurich Insurance til at øge sin brug af video og telefonkonferencer, som et middel til at reducere omkostningerne og øge effektiviteten.

De enkelte deltagere har behov for at it-værktøjet er intuitivt. Det skal være let tilgængeligt via web-browsere, såvel som gennem Citrix løsningen som allerede anvendes i Zurich Insurance. Adgang til værktøjet må ikke begrænses ved at en person logger på fra et andet domæne, da omkring 40 procent af brugerne vil være eksterne konsulenter o.l..

Fra et ledelsesmæssigt perspektiv, skal værktøjet være i stand til at støtte rapportering til projektsponsorer og styregrupper. I multinationale klynger er udviklingsafdelingen ofte geografisk et andet sted. Dette har betydning for disciplinen samt projektlederne, der skal sikre, at alle oplysninger er tilgængelige.

Løsningen

Zurich Insurance besluttede efter en behovsanalyse, at Projectplace var den løsning, der bedst at kunne tilfredsstille deres behov. Virksomheden begyndte at bruge værktøjet i 2007, og lige fra start viste det sig, at dette var en enklere og bedre løsning end selskabets egen infrastruktur.

Hvert projekt indebærer en masse kommunikation. Projectplace giver medarbejdere og andre projektdeltagere mulighed for at blive involverede, mens processen fortsætter som sædvanlig, med en klar kommunikation, der ikke bliver afbrudt. Med Projectplace, kan processerne fortsætte med at blive drevet frem mod de ønskede mål.

Hvad angår effektivitet, har brugen af Projectplaces værktøjer til videokonferencer i kombination med onlinemøder, gjort det muligt for Zurich Insurance at opnå betydelige besparelser. I løbet af 2009 udgjorde besparelserne på rejseudgifter alene næsten EUR 400.000 fordi virksomheden havde valgt videokonferencer fremfor fysiske møder. Ud over økonomiske besparelser, er der også store tidsmæssige besparelser. Uden behovet for at rejse, kan Zurich Insurance oftere arrangere kortere møder. Mere simpel koordinering gør også projekterne, og virksomheden som helhed, mere effektiv.

Evnen til at organisere videokonferencer via Projectplace viste sig at være særdeles nyttig i kølvandet på den islandske vulkan Eyjafjallajökull udbrud. Den askesky, der betød startforbud for fly i store dele af Europa, gjorde det endnu mere tydeligt hvor værdifuldt online konferencefaciliteter og et samarbejdsværktøj som Projectplace kan være.Ved at bruge Projectplace var Zurich Insurance i stand til at holde alle deres planlagte møder og fastholde tempoet i projekter, selv om de ikke var i stand til at mødes personligt.

Ifølge Zurich Forsikring er performance og tilgængelighed de primære fordele forbundet med Projectplace, tæt efterfulgt af økonomiske besparelser. Disse to faktorer er af afgørende betydning for vurderingen af, hvordan Zurich Insurance leder og ønsker at lede projekter. Med disse behov opfyldt, har Zurich Insurance kunnet øge tempoet i deres projekter hurtigere end det ellers ville have været tilfældet."

"I 2009 reducerede vi vores rejseudgifter med EUR 400.000 ved at bruge onlinemøder og videokonferencer i vores projekter og til andre interne møder."

"Performance og tilgængelighed var vores topprioriteter, da vi valgte vores projektværktøj."

"Zürich har skiftet fra Projectplace's Team Edition til Enterprise Edition. Denne ændring har medført en betydelig stigning i brugen af Projectplace, da vi nu kan starte et ubegrænset antal projekter op."